Huishoudelijk reglement
Binnen het huishoudelijk reglement worden zaken van de C.V. de Nachtuulkes (de cv) geregeld, welke niet door de wet of de statuten worden geregeld.
Algemeen.
Artikel 1.
1.De wetgeving Alle handelingen binnen de cv zijn onderhevig aan de Nederlandse recht.
2.De statuten. Na de wet geldt hetgeen is vastgelegd in de statuten van de cv.
3.Huishoudelijk reglement. Geldt als aanvulling op de wet en de statuten.
4.Bestuur. Beslist over zaken die niet in het voorgaande geregeld zijn.
5.Alleen leden en hun partner kunnen functies binnen de cv uitoefenen.
6.Binnen de cv zijn een aantal commissies werkzaam, die zorgen voor de diverse activiteiten zoals vermeldt in het organigram. De commissies leggen verantwoording voor hun activiteiten af aan het bestuur.
7.Het hoogste orgaan binnen de cv is de algemene leden vergadering.
8.Besluiten van de algemene ledenvergadering mogen niet in strijd zijn met wet, goede zeden statuten , huishoudelijk reglement of het algemeen belang van de cv.
9.Het bestuur is er aan gehouden om de besluiten van de algemene leden vergadering te respecteren.
Leden.
Artikel 2.
1.De rechten en plichten van de leden zijn geregeld in de statuten artikel 4 t.m. 6
2.Iedereen kan lid worden zoals vastgelegd in de statuten, minderjarigen ( tussen de 16 en 18 jaar) hebben daartoe wel de toestemming nodig van degene die de macht uitoefent over deze minderjarige.
3.Indien een aspirant lid niet wordt toegelaten zal het bestuur het aspirant lid hiervan op de hoogte stellen en daarvoor een motivatie geven. De algemene ledenvergadering kan alsnog tot toelating besluiten bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
4.In aanvulling op de statuten kan een lid ook voor bepaalde tijd worden geschorst voor deelname aan de activiteiten van de cv. Schorsing zal minimaal een half jaar duren (afkoelingsperiode). Schorsing zal plaatsvinden indien het lid (binnen de cv) in strijd handelt met de wet, goede zeden, statuten of het algemeen belang van de cv. De schorsing dient altijd onderbouwd te zijn met een motivering.
5.De algemene ledenvergadering kiezen de leden het bestuur al of niet op voordracht.
Het bestuur.
Artikel 3.
1.De rechten en plichten van het bestuur zijn geregeld in de statuten art. 9 t.m. 11.
2.Het bestuur zal minimaal bestaan uit 5 leden en maximaal uit 11 leden, vast te stellen door het zittende bestuur.
3.De regerende hertog en secretaris maken geen deel uit van het bestuur, ze zullen echter wel bij de bestuursvergaderingen als adviseur aanwezig zijn. Hebben dus geen stemrecht.
4.Het bestuur kiest uit haar midden de voorzitter, secretaris en de penningmeester, evenals hun vervangers bij afwezigheid.
5.De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het dagelijks bestuur.
6.Bestuursleden van het dagelijks bestuur mogen geen dubbele functie bekleden, dit ter voorkoming van belangenverstrengeling.
7.Bij stemmen hebben de bestuursleden elk 1 stem, doch indien de stemmen staken geldt de stem van de voorzitter voor 2.
8.De tekenbevoegdheden voor het bestuur voor het aangaan van verplichtingen of betalingen is als volgt:
> € 10.000,00 - hele bestuur.
> € 2.500,00 - voorzitter+ secretaris + penningmeester .
< € 2.500,00 - penningmeester+ 1 lid van het dagelijks bestuur.
< € 1.000,00 - penningmeester alleen en voorschotten aan commissies.
9.De diverse commissies zullen een kleine kas hebben en zullen de kosten regelmatig over het boekjaar met de penningmeester verrekenen. Per einde boekjaar zullen alle kosten in de jaarrekening verwerkt moeten zijn.
10.Op de jaarvergadering zal het bestuur het financiële verslag presenteren, dat een getrouw beeld van de werkelijkheid moet representeren. Na goedkeuring door de ledenvergadering volgt decharge voor de penningmeester en bestuur daarna is vereniging als zodanig aansprakelijk. Het bestuur kan alleen civiel rechtelijk aansprakelijk gesteld worden bij grove nalatigheid of wanbeleid.
11.Indien het bestuur door de algemene ledenvergadering collectief wordt weggestemd dan blijft in elk geval het dagelijks bestuur zitten totdat het nieuwe bestuur is geïnitieerd en zorgt voor een correcte overdracht van haar taken.
Commissies.
Artikel 4.
1.De activiteiten in de diverse commissies (zie organigram) en het bestuur zijn op basis van vrijwilligheid (hobby) Er kunnen dan ook geen rechten aan ontleent worden.
2.De commissies zullen handelen in het belang van hun doelstellingen en in het belang van de cv. De commissies handelen onder verantwoording en in overleg met het bestuur. Indien er enige twijfel is zal direct afstemming plaatsvinden met het dagelijks bestuur/het gehele bestuur.
3.Indien een commissie handelt buiten de cv om, is dit voor eigen rekening en risico.
4.De commissies zullen in de regel bestaan uit een voorzitter, secretaris e.o. kasbeheerder. Ze hebben de beschikking over een kleine kas. Uitgaven uit de kleine kas dienen alleen te gebeuren ten behoeve van de commissie waar deze van is en moeten door het bestuur van de commissie zijn goedgekeurd. Dit kan alleen binnen het algemene kader waaraan het algemeen bestuur vooraf haar fiat heeft gegeven. De uitgaven dienen periodiek verrekend te worden met de penningmeester. In elk geval per 31 mei van elk jaar, teneinde de kosten correct in de financiële verslaglegging op te nemen.
5.Grotere uitgaven (> € 250,00 ) dienen met de penningmeester van de cv afgestemd te worden en eventueel na goedkeuring van het bestuur. Langdurige contracten (gala) en aanschaf van duurzame middelen (wagenbouw/loods) kunnen alleen gedaan worden na bestuursgoedkeuring.
6.Hierbij is het handig dat de commissies een financieel raamplan maken en dit ter goedkeuring aan het bestuur voorleggen, die het samenvoegt tot een groot geheel en dit indien gewenst in de ledenvergadering kan presenteren.
Slotbepaling.
Artikel 5.
1.Alles wat dit reglement niet in voorziet, besluit het bestuur.
2.Aldus vastgesteld op de algemene ledenvergadering op 16 juni 2010.
